Affacturage : bien connaître et comprendre pour l’optimiser

1. LE STEREOTYPE DU FINANCEMENT COURT TERME

De nos jours, quand une entreprise souhaite se financer à court terme, la solution la plus souvent proposée est un contrat d’affacturage. Que vous soyez TPE ou société du CAC 40, vous en trouvez partout.
Il est donc essentiel de comprendre les arcanes d’un produit d’apparence simple, mais qui dans la pratique se révèle beaucoup plus compliqué. C’est la compréhension fine de l’affacturage dans le contexte de votre entreprise qui vous permettra d’avoir un contrat optimisé dans son rapport financement / coût.

2. LES MÉCANISMES DE L’AFFACTURAGE

2.1 Les différents types de contrat

• L’affacturage est un moyen de financement : la banque finance vos factures clients et se fait rembourser par les clients à l’échéance.
  Mais le factor (le banquier qui met en place le contrat d’affacturage) peut également être votre assureur crédit et il peut aussi effectuer la relance client. Il s’agit d’un contrat à géométrie variable d’où l’importance de bien le négocier.
• Le contrat peut être officiel ou confidentiel. Dans le second cas, vos clients ne sauront pas que vous avez financé leurs factures.
• Enfin, vous pouvez :
  • soit financer des factures individuelles
  • soit l’ensemble d’un compte client.

On parle alors de cession de balance.

• Votre première étape dans la mise en place d’un affacturage est de naviguer entre ces différentes options pour décider de la solution qui vous convient le mieux et que vous allez essayer de négocier avec le banquier.
• Toutefois le contrat mis en place dépend de l’évaluation des risques faite par le banquier. Il est donc nécessaire pour vous de les comprendre afin de vous mettre dans la meilleure des configurations pour négocier. Il y a 3 risques

2.2 L’analyse des risques

• Le risque cédant

Cela débute par votre situation financière : bilan et compte de résultats. Selon l’adage qu « on ne prête qu’aux riches », meilleure est votre situation, meilleure sera votre position pour négocier. Mais les chiffres ne sont qu’une partie de l’analyse.
Le banquier va examiner qui sont vos clients et comment ils vous règlent. Il veut savoir comment vous payez vos différents créditeurs (fournisseurs, charges fiscales et sociales). Il va s’intéresser à vos processus pour s’assurer qu’ils sont solides tout comme la qualité de vos bases clients et fournisseurs. En l’occurrence il va apporter une attention toute particulière sur la qualité de votre processus de relance clients et de gestion des litiges. En d’autres termes, il va auditer tous les processus qui ont un impact de près ou de loin sur son potentiel remboursement par les clients.

• Le risque facture

La qualité de vos factures est primordiale. Le factor veut donc s’assurer de la solidité de votre processus qui court de la prise de commande jusqu’à la facturation. Une bonne facturation signifie peu ou pas de litiges et donc un remboursement plus sécurisé.
Votre taux d’avoir est également essentiel car le banquier ne veut financer qu’un montant net. Donc plus votre taux est élevé, moins il financera car il considèrera que votre risque est élevé. Cela aura un impact négatif sur votre coût.

• Le risque cédé

C’est le risque lié à vos clients. Vous pouvez céder des clients français ou étrangers.
Vous devez veiller à n’apporter que vos clients les plus solides, qui paient le mieux et dont le taux de litige – et donc d’avoir – est faible.
La concentration clients ne doit pas être trop élevée.

2.3 Conclusion

• Face à ces risques la banque va mettre en place des comptes de garantie et de réserves qui sont d’autant plus importants que les risques sont jugés élevés.
• Avant de mettre en place un affacturage, il faut commencer par « balayer devant sa porte ». S’assurer que les processus sont solides et choisir les clients que vous souhaitez financer avec soin. Cela permettra d’optimiser votre financement et son coût.

3. LE COÛT DE L’AFFACTURAGE

3.1 Les éléments impactant le coût

• L’analyse des risques va avoir pour conséquence la mise en place de réserves. Ce sont des montants que la banque va mettre de côté. Par exemple, sur une facture de 100 la banque met 10 en réserve et la base de votre financement devient donc 90.
• La réserve systématique, souvent dénommée compte de garantie, couvre le risque général de votre entreprise augmenté du taux d’avoir client. Il se situe rarement en-dessous de 5% et peut être beaucoup plus élevé, surtout si vous émettez beaucoup d’avoir.
• La banque va créer d’autres réserves pour couvrir différents risques : concentration client, retard de paiement, RFA/PP. Ces réserves sont liées également à votre type d’activité.

3.2 Les commissions

Sans rentrer dans tous les détails de la facturation il existe deux principales commissions.

• La commission d’affacturage qui correspond au travail effectué et donc dépend de votre type de contrat (financement, assurance-crédit, relance client). Elle est calculée sur le montant des factures cédées.
• La commission de financement qui est calculée sur le montant financé et sa durée. Cette commission peut être pré- ou post-comptée.
  N’oubliez pas de prendre aussi en compte tous les extra-frais : accès Internet, demandes d’informations…

3.3 Conclusion

Pour maîtriser le coût d’un contrat d’affacturage vous devez donc prendre en compte tous ces éléments. Plus vous maîtrisez vos risques, mieux vous choisirez vos clients et plus faible sera votre coût : vous pourrez ainsi négocier le type de contrat que vous souhaitez.

4. LA VIE DU CONTRAT

4.1 Votre Todo avant la mise en place

• Quand vous avez effectué votre analyse en interne, vous pouvez négocier votre contrat soit directement, soit via un courtier.
• Une fois le contrat signé, vous devez :
  • mettre en place les prestations informatiques pour pouvoir effectuer les transferts de fichiers
  • désigner en interne la personne qui va suivre les opérations
  • mettre en place le schéma comptable en miroir pour vous assurer qu’il n’y aura pas de dérapage.

4.2 Le fonctionnement au quotidien

• Selon les contrats, vous pouvez effectuer en général de 1 à 4 remises par mois. Tout est géré informatiquement mais doit être suivi et piloté pour vérifier la fiabilité.
• La banque peut contractuellement vous demander des justificatifs : ce sont en général les factures associées à leur bon de commande et la preuve de livraison.
• Il est essentiel de s’assurer que vos comptes sont toujours en phase avec les informations du banquier. Il faut également contrôler que vos comptes de réserves ne dépassent pas les niveaux contractualisés.

4.3 La sortie du contrat

Celle-ci peut être décidée par le banquier ou par vous selon un préavis de 3 mois.

Si c’est la décision du banquier et que vous n’êtes pas d’accord, vous pouvez faire appel au médiateur du crédit. Ce dernier vous aidera à trouver une solution. A minima, vous aurez gagné du temps pour retrouver un financement.

5. CONCLUSION

L’affacturage est un produit simple en principe. Il vous faut néanmoins comprendre tous ses mécanismes. Pour l’optimiser vous devez faire un important travail en interne sur vos processus.

En bref :

• Le choix des clients cédés est essentiel.
• Le suivi du contrat est vital car tout dérapage est forcément incontrôlé.
• Mais sur le principe, le factor ne vous demande que de gérer au mieux votre cash interne pour réduire ses risques.

Références
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